с 1С: Документооборот

Хорошая автоматизация контроля документации даст возможность оформить документы по фирменным стандартам конкретной компании. Для этих целей должны быть определённые бланки и шаблоны. У пользователя будет возможность следить за версией каждого документа. Также можно будет контролировать то, насколько качественно он был подготовлен. Отсканированные документы попадут в единую базу. Но можно также посредством инструментов некоторых ПО когда угодно отследить местонахождение любого документа.

Пользователь, находясь в системе, сможет отослать какой угодно документ на правку, согласование, ознакомление, утверждение, исполнение. Плюс можно контролировать то, как именно распоряжение выполняется.

Определенные программные продукты 1С дают возможность начать сортировать входящие, а также исходящие документы. Они находятся в соответствующих журналах. Быстрый поиск настроен так, что всё отыскать можно буквально за несколько секунд. Плюс можно запустить любой процесс по самому документу: отослать его, распечатать и прочее.

Просмотр довольно легко настраивается:

1. Список;
2. Группировка по отправителю;
3. По виду документа.

Есть настройка прав доступа. Это означает, что у сотрудников будет возможность своими силами настраивать порядок колонок списка, состав и оформление.

В некоторых программах 1С к любому документу можно прикрепить ответственного сотрудника. Он будет контролировать процессы по работе с этим документом и его движением, например, не вернули ли его, у кого сейчас находится договор на подписании и т.д.

У каждого документа может быть статус, который отражает его текущее состояние внутри системы. Например, в 1С: Документооборот предусматривает 5 статусов:

1. Согласование.

В этом случае может быть статус «Не согласован», «Согласован» и «На согласовании».

2. Утверждение.

По аналогии с предыдущим пунктом.

3. Рассмотрение.

Всего 2 статуса — «На рассмотрении» и «Рассмотрен».

4. Исполнение

Статусы: «На исполнении» и «Исполнен».

5. Регистрация

Статусы: «Проект» (начальная стадия), «Не зарегистрирован», «Зарегистрирован» или «На регистрации».

Может быть возможность поменять статус документа ручным образом. Ещё один вариант — настройка автоматического изменения. Если есть такая потребность, можно установить запрет на измену статусов вручную. Благодаря этому количество ошибок в работе сократится.

Электронная подпись

Без электронной подписи организовать электронный документооборот невозможно. В данном случае возможно 3 варианта:

1. Простая подпись.
2. Усиленная.
3. Квалифицированная.

2 последних варианта подойдут также и для шифрования файлов. Подпись в документ внедряется автоматическим образом.

Может затрагивать как документы, так и файлы. Возможно 3 варианта согласования:

1. Все сразу.

То есть работа с документами проводится одновременно несколькими лицами, по сути, параллельно.

2. Поочерёдный вариант.

В данном случае важна последовательность.

3. Комбинированный вариант.

Смешано первое и второе.

В качестве согласующего можно взять определённую должность или просто пользователя. Результатом такого сценария должны быть 3 любых варианта решения:

1. Согласовано.

Тут всё понятно.

2. Согласовано с замечаниями.

Комментарии и замечания должны быть указаны.

3. Не согласовано.

Можно обозначить причины.

Подпись документа возможна с применением ЭЦП.

Благодаря программным продуктам можно будет быстро и довольно легко создавать договоры, а также проводить их по всем этапам согласование. Для этого различные программы могут позволять подготовить нужные шаблоны. Автоматизация может дать возможность запустить и начать отслеживать процессы по исполнению, согласованию и подписанию договоров. У автора документа появится возможность следить за тем, как исполняются задачи.

Разные системы могут поддерживать следующие процессы:

1. Подготовка договора.
2. Согласование соглашения.
3. Контроль за возвратом переданных экземпляров.
4. Учёт срока действия.
5. Учёт сопроводительных документов.
6. Исполнение обязательств.
7. Расторжение или внесение правок, дополнений.

Некоторые программные продукты способны автоматически продлевать договор, следить за моментом передачи контрагента и контролировать сроки выполнения соглашения по стадиям.

Рассмотрение используется для документов, от которого нужна резолюция ответственного лица. К примеру, это может быть коммерческое предложение или записка в служебных целях. Исполнение возможно следующими образами:

1. Лично направить на исполнение.

В этом случае можно выбрать исполнителей, указать сроки, а также задания к исполнению.

2. Внести текстом резолюцию.

Дальше инициатор рассматривает всё ручным способом, а потом назначает исполнителя.

3. Лично отослать на ознакомление.

В этом случае устанавливаются сроки и перечень лиц.

Завершение процесса происходит, когда у документа возникает статус «Рассмотрено». В него нужно внести резолюцию. При необходимости можно задействовать ЭЦП.

1С: Документооборот предполагает, что данный процесс может быть использован в программе для поручений или документов. Успех исполнения будет оценивать проверяющее лицо, если оно обозначено. Есть 3 сценария:

1. Все сразу (Параллельное исполнение).
2. Поочерёдно.
3. Смешано.

Срок можно установить единый для всех исполнителей. Но можно также выбрать персонально для каждого. Есть ещё один вариант — общий срок для всех и персональный — для некоторых лиц.

Программа даёт возможность работать с почтой, находясь в системе. Всё — в одной базе, причём у вас ещё и будет удобный современный интерфейс. Доступно подключение нескольких почтовых ящиков одновременно.

Из электронной почты доступна постановка задач как себе, так и сотрудникам. Можно также просматривать данные по документам, закреплять письма по поводу документов или задач. Отправка документов происходит за пару кликов.

Возможности встроенной почты:

1. Автоматическая обработка входящей корреспонденции.

Это довольно удобно, когда речь идёт о значительном количестве данных.

2. Отправка парой кликов писем, которые не нужны, в спам.
3. Формирование автоматических ответов.

Заметно ускоряет процесс.

4. История переписки.
5. Привязка писем к отдельно взятым документам.
6. Организация поиска писем внутри системы.
7. Контроль отсылки писем.

Команда специалистов 1С компании «АйТи-Консалтинг» внедрит и настроит широкий функционал, который охватывает большое количество разных видов документов, проектов, всевозможных бизнес-процессов. Причём это оптимально подойдёт как небольшой команде, так и компании среднего размера с уже значительным штатом. Эксперты подготовят план внедрения, составят ТЗ с этапами процесса, обучат сотрудников организации работе в системе.