Аутсорсинг расчета зарплаты и кадрового делопроизводства

Громадное количество разнообразных задач, решаемых бухгалтерией и отдельными ее сотрудниками, в первую очередь ориентированы на увеличение прибыли и поступательное развитие компании.

В задачи бухгалтерии входят:

- разработка учетной политики и формирование налоговой базы;

- ведение регламентированных учетов и подготовка отчетности;

- распределение финансовых средств и контроль за их движением;

- осуществление расчетов и платежей.

А так как расчет заработной платы непосредственно на доходы компании не влияет, то и к выполнению данной задачи приступают в последнюю очередь. При этом, на некоторых предприятиях в эту очередь, в качестве дополнительной нагрузки, могут включить еще и исполнение обязанностей кадровика.

Чтобы облегчить себе работу, бухгалтеры в этой ситуации используют специализированную программу 1С: Зарплата и управление персоналом, но иногда, когда приходиться внепланово оформлять прием на работу, увольнение или больничный, они не успевают своевременно и в полном объеме сделать необходимые начисления и подготовить кадровую отчетность.

Для исключения подобных случаев, а также с целью автоматизации ответственных задач, рекомендуется передать расчет заработной платы и работу с кадровым делопроизводством в аутсорсинг.

Приняв решение делегировать часть сложных бизнес-процессов провайдеру финансовых услуг, предприятие получает от такого аутсорсинга ряд преимуществ:

• Улучшается лояльность сотрудников к своей компании.

Повышается мотивация и результативность труда, снижаются риски возникновения трудовых споров. Это происходит за счет существенного снижения количества ошибок при расчете заработной платы и эффективного ведения кадрового учета.

• Компании не грозят большие штрафы и не требуется производить доначисления.

Необходимые учеты ведут высококвалифицированные профессионалы, хорошо знающие специфику и особенности учета в соответствующих отраслях. Если будут допущены критические ошибки по вине провайдера, он оплатит и компенсирует штрафные санкции из своего резервного фонда.

• Не нужно переживать кем заменить сотрудника, ответственного за начисление заработной платы и ведения кадрового учета, когда он заболеет, уйдет в отпуск или уволится.

Сотрудники провайдера всегда к услугам заказчика.

• При расширении предприятия и увеличении объемов работ, что касается кадрового документооборота или расчета заработной платы, провайдер может выделить дополнительных сотрудников на оговоренных в договоре условиях.
• Не будет неприятностей с контролирующими органами.

Сотрудники провайдера постоянно отслеживают последние изменения действующего законодательства и своевременно вносят коррективы в свою работу.

Начисление заработной платы и ведение кадрового делопроизводства являются обособленными участками работы бухгалтерии, как в физическом смысле - этими вопросами занимается один специально назначенный сотрудник, так и в плане автономности системы учета - использование программы 1С: ЗУП. Поэтому передача этих направлений провайдеру финансовых услуг не затронет другие области бухгалтерии и будет максимально безболезненной.

Для исполнителя, имеющего опыт ведения учетов в различных сферах деятельности и начисления зарплаты в разных системах оплаты, не составит большого труда настроить обмен данными с теми программными продуктами, в которых ведется бухгалтерский учет и учет рабочего времени.

Аутсорсинг становится экономически выгодным, если:

- на предприятии Заказчика большое количество персонала, у которого длительность рабочего дня может меняться каждую неделю;

- нельзя оправдать финансовые средства, потраченные на приобретение дорогостоящего программного обеспечения;

- предприятие пользуется услугами иностранных подрядчиков и т.д.

Когда необходима передача на аутсорсинг некоторых процессов?

• Бухгалтер временно отсутствует (отпуск, болезнь) или уволился.

Не нужно искать постоянную или временную замену сотруднику – провайдер в целях обеспечения бесперебойной работы предоставит своего бухгалтера. Запущенные расчетные процессы будет восстановлены за несколько дней, а обязательства по выплатам исполнены точно в срок.

• Безответственность и низкая квалификация бухгалтера, приведшая к штрафным санкциям и повышенному интересу со стороны контролирующих органов.

Исполнитель подготавливает регламентированную отчетность и своевременно предоставляет ее в соответствующие органы от имени Заказчика, избавляя последнего от штрафов и не допуская переплаты налогов. Провайдер берет на себя полную ответственность и возможные риски потому, что обладает необходимой компетенцией, современными технологиями и штатом узкоспециализированных экспертов.

• Большая текучка кадров или расширение бизнеса.

Резкое увеличение нагрузки на финансовую и кадровую службу, а также спешка при обработке больших объемов информации, могут повлечь за собой судебные иски от уволенных сотрудников, трудовые споры и штрафные санкции. Исполнитель не ограничен в ресурсах и может масштабироваться под потребности Заказчика, позволяя ему сосредоточиться исключительно на производственных задачах.

Варианты обслуживания при аутсорсинге отдельных бизнес-процессов:

• Заказчик передает Исполнителю в аутсорсинг оба направления в полном объеме.

В этом случае клиент избавляется от всех рутинных операций и трудоемких функций. По кадровым вопросам работники компании могут обращаться в соответствующую службу провайдера посредством Личного кабинета, а обратная связь осуществляется через электронную почту или другие доступные каналы коммуникации.

• Исполнитель выполняет только расчет заработной платы – кадровым делопроизводством занимается само предприятие.

В таком варианте Исполнитель берет на себя функции расчетчика, постепенно наращивая взаимодействие с кадровой службой клиента. Бухгалтеры с обеих сторон одновременно работают в единой учетной системе, предварительно настроив права доступа и разграничив зоны своей ответственности.

• Провайдер занимается исключительно кадровым делопроизводством – расчет заработной платы остается за бухгалтерией предприятия.

Данная модель аутсорсинга используется крайне редко и не считается оптимальным выбором. Это объясняется тем, что в некоторых случаях возможен срыв сроков обработки данных и есть риск потери конфиденциальной информации. 

Независимо от того, какая модель обслуживания выбрана, за клиентом закрепляется ответственный менеджер, в обязанности которого входит контроль качества и сроков выполнения поставленных задач. Он находится в постоянном контакте с Заказчиком и готов подробно ответить на вопросы, касающиеся работы специалистов провайдера.

В каждом конкретном случае стоимость услуг по расчету заработной платы и ведению кадрового документооборота рассчитывается индивидуально – это зависит от объема работ, общего количества персонала, сложности сопровождаемых процессов и наличия других дополнительных задач. Прайсы услуг в разных компаниях могут существенно отличаться.

Не следует сразу сопоставлять стоимость аутсорсинга и размер заработной платы штатного бухгалтера. Провайдер, кроме всего прочего, несет расходы:

- за аренду помещения;

- отчисляет налоги и сборы;

- обслуживает компьютерную и периферийную технику;

- оплачивает лицензии на программное обеспечение;

- приобретает расходные материалы.

Аутсорсинг может обойтись Заказчику немного дороже, но взамен он получает не одного бухгалтера среднего уровня, а сплоченную команду профессионалов, которая в нужный момент может быть расширена за счет привлечения бухгалтеров, программистов 1С и специалистов в других областях.

Перед тем, как заключить договор с провайдером, предоставляющим услуги аутсорсинга, следует обратить внимание на следующие моменты:

• Наличие положительных отзывов, высокие рейтинги, хорошая репутация.

Крупные компании более ответственно относятся к выполнению заключенных соглашений и стараются сделать свою работу прозрачной, понимая, что от этого зависит их репутация. Заказчик может осуществить несложные изыскания и выяснить какие позиции потенциального исполнителя в рейтингах, есть ли положительные или негативные отзывы в прессе (интернете), как характеризуются руководители компании.

• Надежное и качественное программное обеспечение, позволяющее выполнять поставленные задачи и обмениваться данными с учетными программами Заказчика.

Рекомендуется уточнить у провайдера, какое оборудование и программное обеспечение он использует в своей работе. Соблюдаются ли отечественные стандарты, чтобы в дальнейшем не зависеть от данного исполнителя, если будет принято решение о расторжении или не продлении договора. Оптимальным вариантом будет использование программных продуктов 1С.

Если речь идет об аутсорсинге кадрового учета, то требования к программному обеспечению не такие высокие – достаточно, чтобы была предусмотрена возможность выгрузки базы для массовой распечатки документов на бумажных носителях.

• Высокий уровень защиты информации.

Следует выбирать только того аутсорсера, который организует свою работу в соответствии с международными и распространенными стандартами безопасности данных, в том числе, по такому стандарту, как «ISO / IEC 27000». Такой подход обеспечит требуемую защиту, когда прием, хранение и передача информации осуществляется по специальным протоколам шифрования и периодическим резервным копированием.

Компания «АйТи-Консалтинг» предлагает услуги аутсорсинга заработной платы и кадрового делопроизводства на выгодных условиях с привлечением высококвалифицированных специалистов с большим опытом работы в различных конфигурациях 1С.

• сотрудники своевременно получают выплаты и могут самостоятельно оформить типовые документы через Личный кабинет;
• контролирующие органы получают требуемые сведения согласно утвержденного графика;
• руководство компании-Заказчика сможет полностью посвятить свое рабочее время развитию и совершенствованию бизнеса.

Заказать услугу можно, обратившись в офис компании по любому удобному каналу связи.