Учет больничных в 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3. Инструкция

Больничные листы должны быть зарегистрированы в прикладном решении 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для того, чтобы предприятие могло рассчитывать пособия по нетрудоспособности.  

Информацию из больничного листа нужно сохранять в системе. Благодаря этому программа будет автоматически рассчитывать выплаты по больничным с учетом стажа подчиненного и его прибыли за все время работы.

Что такое больничные листы?

Больничные листы выдаются сотрудникам в медучреждениях. Документация такого вида предоставляет подтверждение того, что человек освобожден от работы, но при этом может рассчитывать на начисление пособий.

Поводы для получения больничного листа или начисления пособий могут быть различными:

• заболевание;
• травма;
• беременность и роды;
• уход за членом семьи с ограниченными возможностями;
• и прочее.

Учитывая информацию из больничного листа, бухгалтер может начислять разные пособия и пересылать данные в Фонд социального страхования (ФСС), чтобы получать прямые выплаты.

Переход на страницу с больничными листами в системе

На этом шаге необходимо:

• Перейти в раздел зарплат;
• Кликнуть по ссылке «Больничные листы». После этого откроется страница, которая содержит больничные листы. В появившемся окне будет отображен перечень больничных листов;
• Для регистрации нового листа в 1С: ЗУП 8.3 нужно кликнуть по активной клавише «Создать». Появится дополняющее окно под названием «Больничный лист (создание)»;
• Ввести данные, которые нужны при расчете пособия по больничному.

Заполнение основных реквизитов в 1С: Зарплата и управление персоналом

В верхней части страницы «Больничный лист (создание)» нужно:

• Ввести информацию в поле «Организация»;
• Указать месяц, за который будет начислено пособие;
• Выбрать одного из подчиненных, по которому будет заполнен больничный;
• Вписать в поле «Номер ЛН» номер больничного, который был выдан медучреждением.

Заполнение информации для расчета больничных листов в 1С: ЗУП

На этом шаге необходимо выполнить следующие действия:

• Перейти во вкладку «Главное»;
• Выбрать повод, по которому человек является нетрудоспособным;
• Указать, на какой срок он будет освобожден от рабочих обязанностей;
• В окошке «Выплата» прописать, когда будет выдано пособие по нетрудоспособности: вместе с авансом, с заработной платой или отдельно. Появится сумма начислений и удержаний по больничным в соответствующих строчках;
• В разделе «Оплата» больничного листа отображается информация о том, сколько процентов от зарплаты может быть учтено при расчетах больничных. Там же отображается стаж работы, который учитывает система при вычислении процента.

При условии, что информация о стаже внесена в 1С: ЗУП 8.3 корректно, программа в автоматическом режиме определит процент оплаты.

Что необходимо учитывать при расчете начислений по больничным листам?

• Если стаж сотрудника 8+ лет, при расчете больничного будет учтено 100% от средней зарплаты;
• Если сотрудник проработал от пяти до восьми лет, расчеты производятся на сумму от 80% оклада;
• При стаже менее пяти лет – 60%.  

В разделе «Начислено» зафиксированы данные о начислениях за счет работодателей и за счет Фонда социального страхования.

Выплата от Фонда социального страхования не рассчитывается в компании. ФСС самостоятельно выполняет необходимые расчеты, отталкиваясь от информации, зафиксированной в реестре прямых выплат.

Формирование реестра для Фонда социального страхования в программе.

Для этого необходимо:

• Перейти во вкладку «Сведения для ФСС»;
• Провести больничный;
• Нажать на ссылку «Ввести сведения для реестра прямых выплат ФСС», чтобы открыть форму реестра.

Оформление данных для реестра больничного листа

• В форме реестра во вкладке «Получатель» будут сформированы данные сотрудника.
• Если каких-то параметров или информации не хватает, нужно указать их согласно личной карточке работника.
• Во вкладке «Способ выплаты» указана платежная информация:

• способ выплаты пособия;
• реквизиты получателя.

• Если у сотрудника есть карта «МИР», достаточно ввести ее 16-значный номер.
• Реквизиты банковской карты в системе вводятся в личной карточке подчиненного в разделе «Прямые выплаты ФСС».
• Во вкладке «Расчет пособия» есть все необходимые сведенья, для расчета среднего заработка. ФСС использует эти показатели чтобы рассчитать сумму пособия.
• Для завершения формирования сведений в реестре больничного нужно нажать «Записать», «Провести» и «Провести и закрыть».
• После этого снова появится окно больничного.
• В окне больничного нужно кликнуть по «Выплатить». В результате будет сформирована ведомость по выплатам за первые три дня болезни.

Формирование и отправка реестра больничного в ФСС

Чтобы сформировать реестр больничного в 1С: ЗУП, нужно:

• Открыть окно «Отчетность, справки»;
• Кликнуть «Передача в ФСС сведений о пособиях». Появится окно для передачи сведений.
• Нажать кнопку «Создать»;

• Выбрать «Реестр прямых выплат ФСС». Далее откроется окно реестра;
• Указать наименование организации;

• Нажать «Заполнить»;
• Если нужно сгенерировать большое количество больничных, следует кликнуть «Подобрать» и выбрать нужные из списка;
• Перейти во вкладку «Сведения о страхователе»;

• Указать данные по лицу, составившему реестр – ФИО, телефон, @почту.

Теперь нужно проверить реестр. Если будут ошибки, программа уведомит пользователя об этом.

Способы отправки документов из 1С в ФСС

Отправить документы можно одним из двух способов:

• Для отправки прямо из 1С нужно нажать «Отправить».  
• Чтобы выгрузить файл реестра для отправки через сторонние программы, нужно нажать «Выгрузить» и «Сохранить в файл».

Фонд социального страхования, после получения реестра, в течение десяти дней примет решение о перечислении денег по больничному листу сотруднику на карту.