Способы внедрения системы 1С: ERP Управление предприятием 2. Как подготовиться к проекту?
К решению внедрить современную автоматизированную систему управления ключевыми бизнес-процессами и ресурсами многие руководители средних и крупных компаний приходят разными путями.
Одни первоначально устанавливали одновременно несколько программных решений 1С для автоматизации разных направлений деятельности предприятия (1С: Бухгалтерия, 1С: Розница, 1С: Управление нашей фирмой и т.п.), что приводило к непомерному расширению штата специалистов 1С и увеличению дополнительных расходов. Поэтому комплексная программа стала бы наилучшим выходом.
Другие сразу понимали безальтернативность системы ERP, которая поможет организовать четкое взаимодействие в сложной структуре подразделений, позволит автоматизировать обработку больших массивов информации, поспособствует правильной и своевременной подготовке регламентированной отчетности.
А кто-то просто сомневался и не был уверен в эффективности такой системы, считая, что внедрение комплексного программного продукта будет напрасной тратой рабочего времени, трудовых ресурсов и денежных средств.
Большинство масштабных и развитых предприятий отдают свое предпочтение программному продукту 1С: ERP Управление предприятием 2.
Для каких компаний разработана конфигурация 1С: ERP Управление предприятием?
Уровень готовности компаний, понимающих необходимость объединения ключевых процессов и операций в единой информационной системе, зависит от многих факторов и чаще всего пользователями представленной комплексной конфигурации становятся предприятия со следующими характеристиками:
- большой штат сотрудников и высокие доходы;
- длительная работа на рынке;
- хороший уровень технической и профессиональной подготовки персонала;
- сложившиеся и устоявшиеся бизнес-процессы;
- наличие штатных должностей, соответствующих реализуемому проекту;
- понимание руководством и персоналом конечной цели данного проекта.
Проекты внедрения такого программного продукта как 1С: ERP достаточно сложны и трудоемки, а это чревато большими рисками. Нужно не только полагаться на услуги специалистов компании «1С» в виде авторского надзора, но и самим руководителям предпринимать шаги по поиску проектной команды для внедрения и дальнейшего сопровождения.
Как подготовиться к проектному внедрению 1С?
Чтобы увеличить вероятность успешного и беспроблемного внедрения данного программного решения, рекомендуется осуществить несколько предварительных мероприятий:
- Найти или создать проектную команду.
Объединить в проектную группу профессионально подготовленных сотрудников, в том числе, аналитиков и техников. Первые должны в полной мере знать специфику финансово-хозяйственной деятельности компании и особенности устоявшихся бизнес-процессов, а вторые должны уметь решать возникающие технические вопросы и проблемы.
- Найти обслуживающую 1С компанию.
Провести переговоры с обслуживающей компанией (франчайзи) о начале, сроках и стоимости внедрения для полного понимания предстоящих задач.
- Описать действующие процессы компании.
Формализовать и задокументировать используемые бизнес-процессы, обозначив проблемные области, а также процессы и операции, вызывающие вопросы и замечания.
- Рассчитать рентабельность внедрения и дальнейшей эксплуатации ПП.
Составить перечень экономических преимуществ от внедрения системы и рассчитать уровень прибыльности от планируемых инвестиций. Для общего понимания того, какие затраты потребуются в перспективе, следует знать, что стоимость проекта и цена использования программного продукта может измениться только в большую сторону.
- Определиться с РП.
Назначить руководителя будущим проектом со стороны заказчика. Необходимо учитывать – этот сотрудник вряд ли сможет одновременно выполнять свои служебные обязанности и обязанности, связанные с управлением проектом.
- Установить высокий приоритет задач по внедрению.
Убедиться, что ведущие сотрудники заинтересованы в реализации проекта и способны приложить максимум усилий для его успешного завершения.
- Разбить ТЗ по этапам.
Разделить проект, если есть такая возможность, на отдельные этапы (подпроекты).
Описанные выше действия не могут полностью устранить ожидаемые риски, но позволят их сократить до приемлемого уровня.
Методы развертывания автоматизированной системы
Благодаря быстрому развитию облачных технологий, сегодня доступно два способа инсталляции представленного комплексного продукта:
- Традиционный способ.
Предусматривает установку необходимого программного обеспечения непосредственно на площадке компании, с использованием ее оборудования и привлечением к обслуживанию ее сотрудников.
Преимущество – программисты предприятия могут самостоятельно доработать конфигурацию или внедрить свое дополнительное техническое решение.
Недостаток – новый владелец программы должен заплатить не только за лицензию на эту конфигурацию, но и за лицензию пользователя.
- Облачный способ.
Предполагает использование данного комплексного решения, размещенного на площадке провайдера (в облаке). Программное обеспечение предоставляется как услуга и не требует дополнительных усилий (обслуживания, настройки, защиты информации) со стороны пользователя.
Преимущество – не требуется капитальных вложений и расширения штата.
Недостаток – невозможно осуществить кастомизацию конфигурации под специфику финансово-хозяйственной деятельности компании.
Из-за критического недостатка второго способа, подавляющее большинство заказчиков предпочитают традиционный метод развертывания системы.
Основные этапы внедрения программы традиционным методом:
- Предпроектное обследование.
Проводится подробное обследование деятельности предприятия с опросом или анкетированием ключевых сотрудников, по результатам чего составляется полный список требований и пожеланий, формируется будущая модель и создается архитектура программных решений.
- Моделирование.
На этапе моделирования производится тестовый запуск бизнес-процессов в исследуемом программном продукте, проводится детальный анализ выявленных функциональных разрывов, вырабатывается оптимальная методика реализации основных процессов, уточняются участки проектирования.
- Проектирование.
Осуществляется проектирование будущей автоматизированной системы, в ходе которого объединяются функциональные разрывы, как функционально, так и логически. Формируются технические задания на разработку необходимых блоков, модулей, печатных и отчетных форм.
- Разработка по ТЗ.
Производится разработка элементов системы по ранее составленным техническим заданиям, с последующим первичным тестированием.
- Внедрение.
На главном этапе осуществляется непосредственное внедрение новой системы. Проводится ее тестирование по неполным данным и составляются подробные инструкции пользователям.
- Тестирование.
Эксплуатация внедренной программы в опытном режиме производится в течении полного цикла нормальной работы компании, как правило, это месяц или квартал. По итогам испытаний делается вывод о готовности установленной системы к промышленной эксплуатации в полном объеме.