Как добавить нового сотрудника и провести прием на работу в 1С? Инструкция

Перевод сотрудника внутри организации, или же прием нового человека в коллектив, в компаниях, использующих бухгалтерские или управленческие программы на платформе «1С» подразумевает внесение в них изменений и дополнительной информации.

Система предлагает несколько возможностей для того, чтобы оформить нового работника. Для этого требуется открыть вкладку «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → Создать «Прием на работу» для одного человека или «Прием на работу списком» для одновременного оформления сразу нескольких.

Здесь администратор имеет возможность проведения такой документации, как:

• «Увольнение», «Увольнение списком»
• «Возврат из отпуска по уходу»
• «Отпуск по уходу за ребенком»
• «Кадровый перевод».

Создание записи нового работника

Чтобы создать нового работника в программе необходимо:

• Открыть справочник «Сотрудники» → «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать».
• Заполнить поле «ФИО» в соответствии с паспортными данными. На этом шаге следует учитывать, что при обнаружении аналогичных ФИО в базе, система выдаст сообщение «Найден человек с похожим именем», если этот тот же работник (переходит на другую должность и т.п.), то можно нажать «Да, это тот, кто мне нужен». Если человек не тот, то следует выбрать «Нет, это другой человек».
• Заполнить поля с основными личными данными, включая «СНИЛС», «ИНН», «Пол» и «Дата рождения».
• Выбрать опцию «Оформить документ» → «Прием на работу» или использовать специальную ссылку «Принять на работу» → «Да» (для подтверждения создания записи о работнике). На этом шаге, система автоматически заполнит:
  • табельный номер по порядку (при желании его можно изменить на другой);
  • личные данные в справочник «Физические лица» (актуально для тех, кто трудоустраивается первый раз);
  • запись в справочники «Сотрудники».

«Принять на работу» в программе 1С

Чтобы активировать все эти процессы, также можно использовать ссылку «Принять на работу» из личной карточки работника.

• Затем требуется ввести дату из приказа о приеме на работу. По умолчанию система выставит дату текущей сессии. Затем, когда будет создан или занесен приказ о приеме на работу, отсчитает 3 дня с момента подписания приказа и исправит на другое число, если запись о сотруднике была введена с опозданием (все расчеты происходят с учетом производственного календаря).
• Просмотреть поле «Номер». Оно не активно и заполняется после того, как документ записан в систему.

Указанные поля «Дата» и «Номер» нужны для формирования приказа о приеме на работу по унифицированной печатной форме № Т-1, а также для занесения в реквизиты приказа, взаимодействующие с личной карточкой формы № Т-2.

Оставшееся поле «Сотрудник» заполняется системой автоматически по информации из одноименного справочника.

Закладка «Главное»

На этой странице программного решения можно выполнить следующие действия:

• Заполнить поле по страховому стажу, используя для этого ссылку «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно».
• Указать дату вступления в должность в поле «Дата приема». С этого момента у работника начнутся все начисление, отсчет стажа.
• В случае наличия заполнить период испытательного срока в месяцах. Поле «Испыт. срок (мес.)» необходимо для создания печатной формы № Т-1, а также для проведения анализа и формирования ответов в отношении работников компании.
• Заполнить поле «Подразделение». Здесь указывается пункт из одноименного справочника («Кадры» → «Штатное расписание» → «Подразделения»). Подобный путь работает только в том случае, если в настройках ПО включена опция ведения штатного расписания («Настройки» → «Кадровый учет»). Если опция не включена, то для заполнения необходимо зайти в «Настройки» → «Предприятие» → «Подразделения».
• Заполнить поле «Должность», выбирая из предложенного списка в штатном расписании («Кадры» → «Штатное расписание» → «Подразделения»). Подобный путь работает только в том случае, если в настройках ПО включена опция ведения штатного расписания («Настройки» → «Кадровый учет»). Если опция не включена, то для заполнения необходимо зайти в «Настройки» → «Предприятие» → «Должности».
• Заполнить поле «Колич. ставок», для этого можно использовать десятичную или простую дробь. Поле доступно только тем пользователям, у которых в параметрах активирована опция «Используется работа на неполной ставке» (актуально для компаний, предлагающих работу по внешнему или внутреннему совмещению).
• Заполнить поле «График работы», выбирая из одноименного справочника («Настройки» → «Предприятие» → «Графики работы сотрудников» - инструкция, на случай если штатное расписание не ведется). Если штатное расписание активно, то система возьмет данные оттуда.
• Заполнить поле «Вид занятости», выбирая один из доступных («Основное место работы», «Внутреннее или Внешнее совместительство»). Информация из данного поля может оказать влияние в процессе оформления отпуска и начисления пособий.

Поле «ФОТ» заполняет сама система, берет данные из штатного расписания. Если оно не ведется, то после того, как будет заполнена табличная часть закладки «Оплата труда».

После этих действий требуется перейти по ссылке «Редактировать», чтобы открыть для изменений форму «Право на отпуск». Здесь можно выбрать любой из доступных видов отпусков, поскольку по умолчанию система устанавливает «Основной» длительностью в 28 дней. Если штатное расписание ведется, то программа заполнит данные в соответствии с позициями из него, но их можно менять.

Закладка «Оплата труда»

На этой странице доступно выполнение таких действий, как:

• Заполнение табличной части «Начисления». При активном штатном расписании, значения показателей для проведения расчетов заполняются автоматически, при этом их можно изменить вручную (как и добавить при не активном штатном расписании).
• Заполнить поле «Порядок пересчета», выбирая то, каким путем система будет производить пересчет должного оклада в часовую ставку, необходимую чтобы оплатить сверхурочную работу, работу в праздничные или выходные дни. По умолчанию программное решение использует параметры, заданные в разделе «Настройки» → «Расчет зарплаты».
• Заполнить поле «Аванс», выбирая один из доступных вариантов («Фиксированная сумма», «Расчет за первую половину месяца», установленный в качестве значения по умолчанию, или же в виде «Процент от тарифа»).

Завершив работу на этой странице, можно перейти для заполнения вкладки «Налог на доходы». Здесь можно добавлять заявления на вычеты стандартного типа, вводить информацию о доходах с прошлого места работы, добавлять уведомления о праве на получение работником имущественного вычета и т.п.

Еще одной важной вкладкой при добавлении нового работника является «Выплаты, учет затрат». По умолчанию переключатель выплат находится в положении «Как задано в целом по организации», через «Настройки» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика» → «Бухучет и выплата зарплаты». При необходимости для каждого из работников организации можно выбрать способ отражения начислений. Для сохранения введенных изменений нужно нажать кнопку «ОК».