Что такое делопроизводство?

Делопроизводство включает в себя такие процессы как создание документов, их регистрация и учет, подготовка к отправке и отправка, получение и регистрация входящих документов, обработка запросов и заявок, архивирование и уничтожение документов. Для эффективного решения важно иметь хорошо организованную систему учета и контроля документов, использовать современные технологии и программные решения для автоматизации процессов, настроить правильную систему доступа к документам для сотрудников в зависимости от их должностей и обязанностей.

Современные информационные технологии, такие как электронный документооборот 1С: Документооборот и управление документами с помощью специализированных программ, помогают значительно ускорить и упростить процессы делопроизводства и улучшить его качество.

Кроме того, эффективное делопроизводство позволяет снизить вероятность ошибок при обработке документов, улучшить контроль над их движением, а также повысить прозрачность процессов в организации. Это особенно важно для компаний, которые работают с большим количеством документов и ведут активный бизнес, где время равно деньги. Делопроизводство также помогает обеспечить соблюдение правовых требований к хранению и обработке документов, в том числе сроков их хранения и уничтожения.

В целом, эффективное делопроизводство является ключевым элементом для успешной работы организации. Оно позволяет сократить время и затраты на выполнение задач, улучшить качество обработки документов, повысить эффективность работы и обеспечить полный контроль над своей деятельностью.

Как программа 1С может помочь?

1С предоставляет ряд решений для организации делопроизводства в компаниях различных отраслей. В 1С можно создавать и хранить электронные документы, обрабатывать их, вести учет документооборота и автоматизировать многие процессы.

Некоторые возможности, которые предоставляет 1С для делопроизводства:

1. Создание электронных документов.

Создавать различные документы, такие как договоры, счета, накладные и т.д. Электронные документы можно быстро создавать, заполнять и отправлять с помощью электронной подписи.

2. Хранение и поиск документов.

Хранить электронные документы в удобном и надежном виде. Документы можно искать по различным параметрам, таким как дата, тип документа, номер.

3. Учет документооборота.

Автоматизировать учет документооборота в компании. С помощью системы можно отслеживать состояние документов, контролировать их сроки, получать уведомления о необходимости подписи документов.

4. Управление задачами.

Создавать задачи для сотрудников и контролировать их выполнение. Менеджеры могут отслеживать выполнение задач, а сотрудники могут быстро получать их и сообщать о готовности.

5. Аналитика.

Проводить анализ деловой активности компании, с помощью которого можно выявлять проблемы и улучшать производительность.

6. Внедрение системы контроля качества.

Настраивать систему контроля качества документов, которая поможет избежать ошибок при их заполнении.

7. Интеграция с другими системами.

1С может быть интегрирована с другими системами, такими как 1С: CRM, 1С: ERP Управление предприятием, что позволяет компаниям синхронизировать работу различных подразделений и улучшить процессы работы.

1С: Документооборот, и не только, предоставляет множество возможностей для организации эффективного делопроизводства в компании. С помощью этих возможностей можно улучшить управление документами и документооборотом, автоматизировать многие процессы, сократить время и затраты на выполнение задач, повысить качество обработки документов, а также улучшить общую производительность и эффективность работы компании.

Дополнительные возможности систем 1С в делопроизводстве

1С предоставляет возможности для интеграции и обмена данными с другими системами и решениями, что помогает компаниям более эффективно управлять всеми своими бизнес-процессами и получать полный контроль над своей деятельностью. Интеграция помогает более эффективно управлять различными процессами, в том числе продажами, закупками, управлением персоналом, учетом финансов и другими.

Системы также предоставляют возможность настройки своих решений под конкретные потребности компании. Возможна настройка типовых документов, формирование собственных отчетов, настройка прав доступа и многое другое.

Программы 1С предоставляют компаниям возможность эффективно организовать свое делопроизводство, автоматизировать многие процессы, повысить эффективность работы, улучшить качество обработки документов и обеспечить полный контроль над своей деятельностью.

Типы документов в 1С Документооборот

В 1С Документооборот существует несколько типов документов, которые используются в бизнес-процессах компании.

Наиболее распространенные типы документов:

1. Входящий документ.

Документ, который поступает в компанию от внешнего контрагента. Это может быть счет на оплату, договор, акт выполненных работ. Входящие документы регистрируются в системе, получают уникальный номер и сохраняются в электронном виде.

2. Исходящий документ.

Документ, который создается в компании и отправляется внешнему контрагенту. Это может быть счет-фактура, товарная накладная, договор. Исходящие документы регистрируются в системе, получают уникальный номер и сохраняются в электронном виде.

3. Внутренний документ.

Документ, который создается в компании и не имеет отношения к внешним контрагентам. Это может быть приказ о назначении на должность, заявка на отпуск, служебная записка и т.д. Внутренние документы регистрируются в системе, получают уникальный номер и сохраняются в электронном виде.

4. Внутреннее задание.

Документ, который создается в компании и связан с выполнением определенной задачи. Это может быть задание на производство товара, задание на сбор информации, задание на проведение исследования и т.д. Внутренние задания регистрируются в системе, получают уникальный номер и сохраняются в электронном виде.

Программа позволяет работать с различными типами документов, связанными с бизнес-процессами компании. Каждый тип документа имеет свои особенности и специфику использования, что позволяет более эффективно управлять документооборотом в компании.

Входящие документы

В 1С: Документооборот входящие документы — это документы, поступающие в компанию от внешних контрагентов.

Для удобства работы с входящими документами в системе предусмотрены следующие функции:

• Регистрация входящих документов.

После поступления входящего документа в компанию, его необходимо зарегистрировать в системе. В 1С: Документооборот существует функция «Регистрация входящих документов», которая позволяет создать новый документ и заполнить его основные атрибуты, такие как дата, номер, контрагент.

• Электронное хранение входящих документов.

Все зарегистрированные входящие документы хранятся в электронном виде в системе. Причём сохраняется не только текст документа, но и все его приложения и вложения. Это позволяет удобно работать с документами, не тратя время на поиск бумажной версии.

• Поиск и фильтрация входящих документов.

В программе существует возможность поиска и фильтрации входящих документов по различным параметрам, таким как дата, номер, контрагент. Это позволяет быстро находить нужный документ и ускоряет процесс работы с документами.

• Контроль сроков исполнения.

Можно настроить автоматическое оповещение о сроках исполнения входящих документов. Например, если в документе указан срок оплаты, система может автоматически оповестить ответственного сотрудника за день или за несколько дней до наступления срока.

• Работа с приложениями и вложениями.

Можно работать не только с основным текстом документа, но и с приложениями и вложениями. Например, можно просмотреть приложенный к документу файл, отредактировать его или сохранить в системе в качестве отдельного документа.

Входящие документы в 1С: Документооборот позволяют эффективно управлять документооборотом в компании, ускорять процесс работы с документами и контролировать сроки исполнения.

Можно зарегистрировать и обрабатывать различные виды входящих документов:

• Письма и сообщения электронной почты.

Импортировать входящие письма и сообщения из различных почтовых клиентов (Microsoft Outlook или Gmail). После импорта письма файлы автоматически регистрируются в системе и становятся доступными для просмотра и обработки.

• Счета и счета-фактуры.

Входящие счета и счета-фактуры от внешних контрагентов можно также зарегистрировать в системе и обработать, провести в учетную систему и оплатить.

• Заказы и заявки.

Входящие заказы или заявки можно зарегистрировать в системе и обработать, принять решение о выполнении заказа или направить заявку на нужное подразделение компании.

• Договоры и дополнительные соглашения.

Входящие договоры и дополнительные соглашения с контрагентами можно зарегистрировать в системе и хранить в электронном виде.

• Акты выполненных работ или оказанных услуг.

Поступающие акты выполненных работ или оказанных услуг можно зарегистрировать в системе и обработать, подтвердить факт выполнения работ или оказания услуг.

Это не полный список видов входящих документов в 1С: Документооборот, но он демонстрирует широкий спектр возможностей системы для управления документооборотом компании.

Исходящие документы

Обработка исходящего документа в 1С: Документооборот:

• Создание документа.

Исходящий документ создается в системе. В зависимости от типа документа, пользователь вводит соответствующие данные: контрагент, дату, наименование, сумму.

• Подготовка к отправке.

После создания документа, он подготавливается к отправке. Если это электронный документ, то в системе формируется файл в формате XML или PDF. Если документ должен быть отправлен по почте, то в системе генерируется печатная форма документа.

• Отправка документа.

Исходящий документ может быть отправлен через различные каналы связи, такие как электронная почта, специализированные обменные порталы, почтовые службы, факс.

• Регистрация исходящего документа.

После отправки документа, он регистрируется в системе и присваивается уникальный номер. В системе ведется учет статусов отправленных документов, таких как «отправлен», «доставлен», «получен» и т.д.

• Обработка полученного ответа.

При отправке документа через специализированные обменные порталы или электронную почту, система автоматически получает ответ о доставке документа. Этот ответ также регистрируется в системе и связывается с отправленным документом.

• Хранение документа.

Исходящий документ сохраняется в системе и может быть найден и просмотрен в любое время. Кроме того, система автоматически создает электронный архив документов, который может быть использован для ведения бухгалтерского учета, аудита и проверок со стороны государственных органов.

Можно зарегистрировать и обработать различные виды исходящих документов:

• Письма и сообщения электронной почты.

В системе можно создавать исходящие письма и сообщения, которые затем отправляются через почтовые клиенты (Microsoft Outlook или Gmail).

• Счета и счета-фактуры.

Исходящие счета и счета-фактуры можно создавать в системе и отправлять покупателям.

• Заказы и заявки.

В системе можно создавать и отправлять исходящие заявки и заказы внешним контрагентам и получателям.

• Договоры и дополнительные соглашения.

Исходящие договоры и дополнительные соглашения с контрагентами можно создавать в системе и отправлять.

• Акты выполненных работ или оказанных услуг.

Исходящие акты выполненных работ или оказанных услуг можно создавать в системе и отправлять контрагентам.

• Протоколы и решения.

Исходящие протоколы и решения по совещаниям и встречам можно создавать в системе и отправлять участникам.

Это не полный список видов исходящих документов в 1С: Документооборот, но он демонстрирует широкий спектр возможностей системы для управления документооборотом компании.

Внутренние документы

Внутренние документы в 1С: Документооборот — это документы, которые создаются и обрабатываются внутри организации и не предназначены для обмена с внешними контрагентами. Они могут быть различными, в зависимости от конкретной организации и ее потребностей.

Некоторые типы внутренних документов:

• Заявки на материалы и оборудование.

Документы используются для заказа материалов и оборудования внутри организации.

• Служебные записки.

Это короткие записи, используемые для внутреннего обмена информацией внутри организации.

• Приказы и распоряжения.

Эти документы используются для внутреннего управления и контроля в организации.

• Табели учета рабочего времени.

Документы используются для учета отработанного времени сотрудников организации.

• Протоколы совещаний и встреч.

Эти документы используются для фиксации результатов совещаний и встреч, проводимых внутри организации.

Обработка внутренних документов в 1С: Документооборот происходит таким же образом, как и для входящих и исходящих документов. Создается документ, он подготавливается к отправке, если необходимо, регистрируется и хранится в системе для последующего доступа и обработки. Важно отметить, что внутренние документы могут быть созданы и обработаны только внутри организации, то есть они не могут быть отправлены или получены внешними контрагентами.

Регистрационный номер документа

Присвоение регистрационного номера документу в 1С: Документооборот происходит автоматически при его регистрации в системе. Регистрационный номер является уникальным идентификатором документа в рамках организации и состоит из нескольких составляющих, которые могут быть настроены в соответствии с требованиями организации.

Регистрационный номер включает следующие элементы:

1. Префикс.

Фиксированная часть номера, которая может содержать информацию о типе документа, например, «СФ» для счета-фактуры, «НК» для накладной.

2. Номер.

Уникальный порядковый номер документа, который присваивается системой при его создании.

3. Год.

Непосредственно год, к которому относится документ.

4. Суффикс.

Необязательная часть номера, которая может содержать дополнительную информацию о документе, например, номер контракта или дату его подписания.

Формат и правила присвоения регистрационного номера могут быть настроены в соответствии с требованиями организации и правовыми нормами, действующими в ее стране.

Учетно-регистрационная карточка

Учетно-регистрационная карточка (УРК) в 1С: Документооборот – это электронный документ, который содержит информацию о каждом зарегистрированном документе в системе. УРК ведется для контроля за движением документов внутри организации и может быть использована в качестве архива документов.

Учетно-регистрационная карточка содержит:

• Регистрационный номер документа;
• Дату регистрации документа;
• Краткое наименование документа;
• Тип документа;
• Статус документа (входящий, исходящий, внутренний);
• Отправителя и получателя документа;
• Краткое содержание документа;
• Комментарии и примечания;
• Дополнительные сведения о документе;
• Ссылки на документы, связанные с текущим документом.

Учетно-регистрационная карточка может быть использована для поиска, просмотра и отслеживания статуса документов в системе. Кроме того, она может быть настроена таким образом, чтобы генерировать отчеты и оповещения о состоянии документов, например, о просроченных документах или о документах, ожидающих исполнения.

УРК может быть настроена в соответствии с требованиями организации, и ее содержимое и формат могут варьироваться в зависимости от типа документов и особенностей документооборота в организации.

Дополнительные параметры документа

В 1С: Документооборот документы могут содержать дополнительные параметры, которые позволяют уточнять информацию о документе:

• Организация-отправитель и организация-получатель.

Указываются юридические лица или индивидуальные предприниматели, между которыми направляется документ.

• Дата документа.

Дата, когда документ был составлен.

• Вид документа.

Тип документа (счет-фактура, накладная, договор и т.п.).

• Номер документа.

Уникальный идентификатор документа.

• Валюта документа.

Указывается валюта, в которой выставлен счет или осуществляется оплата.

• Комментарий.

Дополнительная информация, которую можно указать для уточнения деталей документа.

• Сумма документа.

Общая сумма документа.

• Статус документа.

Текущий статус документа (создан, отправлен, получен и т.д.).

• Ссылка на документ.

Ссылка на документ, который связан с текущим документом.

• Приоритет документа.

Уровень важности документа.

• Дополнительные реквизиты.

Пользовательские реквизиты, которые можно создать и использовать для дополнительной информации о документе.

• Срок исполнения.

Дата, до которой необходимо исполнить документ.

• Ответственный за исполнение.

Сотрудник, ответственный за исполнение документа.

• Содержание документа.

Описание содержания документа.

• Дата отправки.

Дата, когда документ был отправлен.

• Дата получения.

Дата, когда документ был получен.

• Вложения.

Файлы, связанные с документом, например, сканы подписанных документов или другие файлы, необходимые для исполнения документа.

• Информация об оплате.

Информация о способе оплаты, сумме оплаты.

• Подписанты.

Сотрудники, которые подписывали документ.

• Дата подписания.

Дата, когда документ был подписан.

• Категория документа.

Категория, к которой относится документ (договор, заявка, отчет и т.д.).

• Ссылка на клиента.

Ссылка на клиента, с которым связан документ.

• Текущий этап.

Текущий этап, на котором находится документ в рамках рабочего процесса.

• История изменений.

История всех изменений, которые были внесены в документ.

Эти параметры могут быть настроены в соответствии с потребностями вашей организации и используются для улучшения управления документами, ускорения их обработки и повышения эффективности бизнес-процессов.

По каким бизнес-процессам создаются документы в 1С: Документообороте?

В 1С: Документообороте документы создаются в различных направлениях, соответствующих бизнес-процессам, которые реализует организация.

Основные направления создания документов в 1С: Документообороте, связанные с бизнес-процессами:

• Документы на продажу.

При продаже товаров или услуг, включают в себя счета-фактуры, накладные, договоры и другие документы, необходимые для заключения и выполнения договоров.

• Документы на закупки.

При закупке товаров или услуг, включают в себя заявки, счета-фактуры, накладные, договоры и другие документы, необходимые для заключения и выполнения договоров.

• Документы на оплату.

При осуществлении платежей, включают в себя счета-фактуры, квитанции, акты выполненных работ и другие документы, связанные с оплатой.

• Документы на согласование.

Для согласования различных решений, для утверждения бюджета, изменения процедур.

• Документы на учет.

Для учета различных операций, для учета прихода и расхода товаров, учета заработной платы.

• Документы для контроля качества.

Для контроля качества продукции или услуг, например, для проведения проверок качества товаров перед отправкой клиенту.

• Документы на подписание.

Для подписания различных документов, договоров, актов выполненных работ.

• Документы на хранение.

Для хранения различных документов, для хранения договоров, актов выполненных работ и других документов.

• Документы на уведомление.

Для уведомления сотрудников и партнеров о различных событиях, о проведении встреч, обновлении процедур.

Эти направления создания документов могут быть адаптированы к конкретным потребностям организации и использоваться для управления бизнес-процессами, повышения эффективности работы и улучшения качества обслуживания клиентов.

С помощью 1С: Документооборота можно создавать различные типы документов, направленные на решение задач в разных направлениях бизнеса, таких как финансы, логистика, управление проектами, кадры и управление персоналом, взаимодействие с государственными органами, общение с клиентами и партнерами.