1С: Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ) с электронным документооборотом (ЭДО). Возможности
Между контрагентами устанавливается электронный документооборот (ЭДО). Он способен заметно улучшить их взаимодействие между собой. Данная мера позволяет устранить необходимость многократно вводить данные или же повторно их обрабатывать. Как следствие, уменьшается общее количество ошибок, которые могут возникнуть, когда введение сведений происходит повторно. Также сокращается время для поступления свежих финансовых данных. А ещё уменьшаются риски для здоровья работников, поскольку благодаря ПО они теперь не будут вынуждены лично встречаться для проведения сверок данных.
1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 предоставляет возможности для проведения оптимизации ЭДО. Она даёт возможность оперативно производить обмен такими документами:
- Товарные накладные формы ТОРГ-12.
- Акты приёмки-сдачи по выполненным работам или по предоставленным услугам.
- Универсальные корректировочные или передаточные документы.
- Счета-фактуры — исправительные, корректировочные, обычные.
- Извещение для межведомственных, внутриведомственных расчётов, а также для расчётов, которые совершаются между бюджетами.
Контрагент может получить произвольный электронный документ, в котором будет текстовое сообщение. К нему пользователь может прикрепить внешний документ дополнительно, который создан почти в любом формате.
Возможности сервиса ЭДО в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения
Общие возможности достаточно широкие:
- Создание, шифрование и отправка ЭД с подписью.
- Отклонение того, что пришло от партнёров.
- Получение, а также утверждение и отражение документации в текущем виде.
- Приход сообщений от клиентов по поводу поступившего документа.
- Обработка подтверждения о том, что ЭД поступил. Аналогично в отношении отправки.
- Создание и отсылка продавцу сообщений о том, что поступил электронный документ.
- Формирование соглашения по поводу электронного документооборота по шаблону, который уже имеется.
- Возможность изучить служебную и деловую документацию в привычном виде, отослать на распечатку для того, чтобы хранить в дальнейшем в архиве.
- Ведение перечня различных соглашений, которые затрагивают вопросы регулирования электронного документооборота.
- Ведение перечня контрагентов, которые принимают участие в обмене документами, используя оператора ЭДО.
- Создание перечня поставщиков.
- Проверка того, как номенклатура поставщиков соответствует внутренней номенклатуре компании.
В соответствии с установленным протоколом обмена программа может автоматическим образом создать служебные документы, которые нужны для оформления деловых операций. И каждому электронному документу будет присвоен статус в соответствии с его стадией оформления. В итоге все электронные документы хранятся в архиве.
Уменьшение расходов за счет онлайн обмена документацией
Грамотное ведение электронного документооборота даёт возможность уменьшить трудовые и материальные расходы:
- Электронный документ с соответствующими реквизитами — это оригинал, который далеко не всегда обязательно распечатывать.
- Традиционную подпись и печать заменяет собой электронная.
- Оператор электронного документооборота помогает сэкономить на услугах курьера.
- Уменьшается риск физического повреждения документов, поскольку они хранятся в базе.
- Сокращаются траты на обеспечение безопасности документов.
- Ввод входящих документов происходит автоматическим образом, а не ручным. Следовательно, сокращаются расходы на исправление ошибок, опечаток.
- Уменьшается риск получения штрафов из-за человеческого фактора.
- Повышается скорость обмена данных, что позволяет в некоторых случаях увеличить темп товарооборота.
- Форматы, используемые для электронного документооборота, утверждены приказами российской ФНС. Как следствие, подобный документооборот оказывается значимым в юридическом плане для контрагентов в налоговых органах. А это означает уменьшение проблем с прохождением проверок.
Стоит принять во внимание, что любая документация может быть зашифрована и подписана электронной подписью.
Как настроить электронный документооборот в программе?
1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 даёт пользователю возможность осуществить и настроить документооборот 2 способами:
- Через сервис 1С-ЭДО. Для этого используется оператор электронного документооборота. То есть организации, которые гарантируют информационный обмен, конфиденциальный или открытый, по телекоммуникационным каналам. Причём используется ЭД через счета-фактуры.
- Через прямой обмен с применением каталога, ресурса FTP. Он не поддерживает передачу счетов-фактур согласно законодательным требованиям.
Учреждению для осуществления электронного документооборота надо получить сертификат ЭП. После этого — произвести установку в ПО. Дополнительно на сервер или на ПК ставят программу шифрования. Это позволяет подписывать ЭД. отсылать, а также получать документы в электронном формате.
Для включения возможностей электронного обмена разной документацией, необходимо найти настройки в разделе администрирование. Причём требуются настройки параметров учёта.
Там пользователь увидит закладку по обмену данными и интеграцию. Там необходимо найти группы команд с электронным документооборотом с контрагентами, команда «Настройка обмена данными» с соответствующими документами.
Обмен через оператора ЭДО
Это рекомендованный вид обмена, так как он даёт больше возможностей пользователю. Даже если контрагент был подключён к другому оператору ЭДО, можно будет производить обмен документами, если оба участника поддерживают работу сервиса 1С-ЭДО. В настоящем список таких операторов довольно большой.
Данный вид обмен документами позволит работать с получением и отправкой накладных форм ТОРГ-12, со счетами фактуры, которые утверждены ФНС формата, с актами оказания услуг и прочим.
Когда проводятся оптовые поставки обуви (такой товар маркируется), то программа даёт возможность обозначать в накладных и в счетах-фактурах коды для маркировки разной упаковки. Также можно будет передавать информацию по поводу кодов прямо в электронный документооборот.
Для настройки обмена нужна группа «Обмен с контрагентами», в которой настройки под названием «Обмен электронными документами». После этого следует отыскать ссылку «Настройки ЭДО», перейти, открыть настройки для электронного документооборота. И дальше надо будет установить флажок в графе, которая позволяет передавать коды маркировки.
Сервис 1С-ЭДО позволяет производить обмен электронными извещениями по поводу оформления разных расчётов, которые проводятся с государственными учреждениями. Основное требования — использование всеми участниками 2 редакции программы.
Процедура по сопоставлению номенклатуры электронных документов довольно сложна. Чтобы её облегчить, нужно интегрировать ЭДО с приложением 1С: Номенклатура. Также контрагенты тоже должны пользоваться указанным сервисом.
Прямой обмен
В этом случае оборот происходит в виде обмена документов, представляющих собой файлы. Для обмена применяются:
- ФТП;
- электронная почта;
- каталог.
Оператор ЭДО при обмене счетами-фактурами в электронном виде обязательно согласно действующему законодательству должен участвовать в данном процессе. Так что если учреждение выбрало вариант прямого документооборота, то оно нарушит в этом случае закон.
Настройка прямого документооборота
Сначала нужно попасть в форму настройки «Обмен электронными документами». Там нужно будет напротив опции «Прямой обмен электронными документами» поставить флажок. А ещё необходимо добавлять учётную запись сервиса электронного документооборота и настройки для проведения обмена напрямую.
Для всего этого можно использовать панель администрирования. Для открытия соответствующей формы нужно перейти в раздел «Администрирование», а потом уже открыть «Настройка параметров учёта».
После этого нужно попасть в группу команд, которые отвечают за электронный документооборот с контрагентами. После этого уже можно использовать опцию «Обмен данными». После всего этого будет доступ к настройкам обмена для электронных документов. Там можно обозначить подходящие параметры.
Как выгрузить электронную документацию в файл?