Что собой представляет сервис?
Smartway представляет собой прогрессивный софт для планирования и организации деловых поездок, который работает аналогично популярным онлайн-платформам для приобретения авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиниц.
В отличие от обычных платформ, Smartway предлагает ряд дополнительных возможностей и инструментов, которые делают процесс организации командировок более эффективным и экономически выгодным:
- Сравнение цен поставщиков на авиабилеты, железнодорожные билеты и номера в гостиницах в режиме реального времени.
Пользователь указывает направление и даты поездки, а система автоматически сравнивает предложения различных поставщиков, чтобы найти оптимальную цену. Сервис дает возможность выбрать наилучшее предложение без необходимости искать информацию на различных платформах или связываться с разными поставщиками услуг.
- Отсутствие скрытых наценок.
Система прозрачно отражает все цены, комиссии и сборы, связанные с бронированием. Можно увидеть окончательную стоимость и быть уверенным, что нет дополнительных скрытых расходов. Это позволяет более точно планировать бюджет командировок.
- Встроенные инструменты согласования.
Упрощают процесс согласования поездок с руководством или отделом управления. Сотрудник отправляет запрос на согласование напрямую через систему, а руководство получает уведомление и быстро принимает решение быстро. Это сокращает время, затрачиваемое на согласование командировок, и ускоряет процесс организации.
- Экономия на командировочных расходах.
Благодаря возможности сравнения цен в режиме реального времени и отсутствию скрытых наценок, компании могут снизить расходы на поездки в зависимости от объема командировок. Это значительное экономическое преимущество, которое может повлиять на бюджет компании и обеспечить большую финансовую эффективность.
Особенности сервиса Smartway
Smartway был интегрирован с программами 1С, что привело к значительному упрощению кадрового и бухгалтерского учета командировок за счет функций и возможностей:
- Автоматически загружать билеты в систему и учитывать их по факту покупки.
- Информация о покупке билетов и броней сотрудником компании автоматически передается в программу 1С. Это упрощает процесс учета расходов на командировки, так как все данные о билетах доступны без необходимости вручную вносить информацию.
- Автоматическое заполнение авансового отчета с полученными билетами. Система может сгенерировать авансовый отчет, основываясь на информации о билетах, которые были приобретены. Это значительно упрощает и ускоряет процесс составления авансового отчета для сотрудника, так как большая часть данных уже заполнена автоматически.
- Информация о НДС (налог на добавленную стоимость) также может быть автоматически учтена в программе 1С. Когда билеты загружаются в систему, информация о НДС может быть автоматически передана в соответствующую книгу покупок, что упрощает процесс учета НДС и обеспечивает точность данных.
- Автоматизация процессов бухгалтерского и кадрового учета командировок. Она устраняет необходимость вручную вводить данные о билетах и позволяет эффективно управлять командировочными расходами в рамках программы 1С. Это улучшает точность данных, ускоряет процессы и облегчает ведение учета в организации.
- Проведение авансового отчета через процедуру учета и подтверждения в бухгалтерии или соответствующим отделом компании.
- В программах 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С: ERP Управление предприятием также доступна возможность автоматического формирования кадровых документов, связанных с командировками, формирование приказа о командировке или служебного задания.
- Автоматическое формирование кадровых документов. Это упрощает процесс создания и обработки необходимых документов, связанных с командировками, и уменьшает необходимость вручную заполнять их. Позволяет значительно сэкономить время и уменьшить риск ошибок при создании и обработке документации, связанной с командировками. Это также способствует стандартизации процесса формирования документов и обеспечивает согласованность и соответствие с внутренними правилами и политиками компании.
Цены на билеты, отели, перевозки и услуги в программе 1С
Одной из ключевых функций программного обеспечения Smartway является возможность поиска и сравнения цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты. Однако, что делает Smartway особенным, так это то, что он предлагает эту услугу без взимания комиссий и скрытых платежей на этапе оплаты и после нее.
Когда пользователь использует Smartway для поиска билетов на самолет или поезд, а также отелей и апартаментов, он может быть уверен, что отображаемые цены являются прозрачными и нет никаких дополнительных платежей или скрытых комиссий. Это означает, что пользователь получает наиболее точную информацию о стоимости своей поездки, что помогает ему принимать осознанные решения и сэкономить деньги.
Управление бронью через сервис 1С
С помощью сервиса организация может мгновенно бронировать авиа- и железнодорожные билеты, а также отели и апартаменты в режиме онлайн. Это означает, что сотрудник сразу же может забронировать выбранный вариант без необходимости ожидать подтверждения со стороны поставщика услуг.
Кроме того, программное обеспечение позволяет управлять бронью также в режиме онлайн. Работник может просматривать и изменять информацию о брони, такую как даты, пассажиров или предпочтения по размещению. Это предоставляет гибкость и контроль над планами, не требуя обращения к службе поддержки или агенту.
Благодаря мгновенному бронированию и управлению бронью в режиме онлайн поможет сэкономить время и сделать все необходимые действия самостоятельно, в удобное время. Это удобство особенно важно, когда нужно быстро адаптировать планы или внести изменения в бронь без задержек.
Корпоративные скидки и кэшбэк
Использование сервиса при обращении за корпоративным кэшбэком «S7 Airlines» и «Аэрофлот» могут предоставить дополнительные преимущества и удобства. Smartway, как программное обеспечение для поиска и бронирования билетов, подразумевает интеграцию с программами лояльности и корпоративными соглашениями авиакомпаний.
При обращении к Smartway в качестве корпоративного клиента организация может подключиться к специальным соглашениям и программам лояльности «S7 Airlines» и «Аэрофлот». Это подразумевает доступ к особым тарифам, предложениям и привилегиям.
С помощью системы пользователь сможет искать и бронировать билеты с учетом определенных условий и преимуществ. Это может предполагать автоматическое применение корпоративных скидок и бонусов к стоимости билета, а также возможность отслеживания и управления корпоративным кешбэком через интерфейс самого сервиса 1С.
Предоплата или отсрочка платежа в системе
Приложение Smartway предоставляет возможность работы по различным условиям оплаты, включая предоплату или отсрочку платежа, в зависимости от политики и условий конкретного поставщика услуг.
Если поставщик услуг (например, авиакомпания или отель) позволяет работать по предоплате, то пользователи Smartway смогут выбрать эту опцию и оплатить необходимую сумму заранее. Это может быть полезно для тех, кто предпочитает заплатить заранее и получить надежное подтверждение бронирования или предварительное обеспечение места или услуги.
Сервис также может предлагать возможность работы с отсрочкой платежа. Это означает, что пользователи могут совершить бронирование или покупку, но оплатить ее позже в соответствии с установленными условиями. Эта опция может быть полезна для корпоративных клиентов или других случаев, когда оплата должна быть осуществлена в определенный срок или после выполнения услуги.
Условия работы по предоплате или с отсрочкой платежа могут различаться в зависимости от поставщика услуг и типа услуги. Пользователям Smartway рекомендуется внимательно ознакомиться с условиями оплаты, указанными в процессе бронирования или покупки, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант для своих потребностей.
Автозаполнение данных
После обновлений система предлагает функцию автоматической подстановки паспортных и других данных сотрудников при покупке и бронировании, чтобы упростить процесс заполнения информации и сэкономить время пользователей.
При использовании Smartway, пользователи могут предварительно зарегистрировать данные своих сотрудников в системе. Это включает паспортные данные, контактную информацию, предпочтения и другие необходимые данные. Когда сотрудники совершают бронирование или покупку, система автоматически подставляет их предварительно сохраненные данные в соответствующие поля. Это упрощает процесс заполнения информации, так как пользователю не нужно повторно вводить одни и те же данные каждый раз при бронировании или покупке. Сервис автоматически заполняет соответствующие поля, что сокращает время и усилия, требуемые для завершения процесса.
Автоматическая подстановка данных также повышает точность и предотвращает ошибки при заполнении информации. Система использует сохраненные данные, что минимизирует возможность ошибок ввода и обеспечивает корректность предоставленной информации.
Согласование командировок
Программный продукт предоставляет функционал для согласования командировок внутри предприятия, включая маршруты и бюджеты. Это позволяет компаниям более эффективно управлять процессом планирования и согласования командировок своих сотрудников.
С помощью Smartway, корпоративные клиенты могут создавать маршруты для командировок и определять различные параметры, такие как места назначения, даты, типы транспорта и прочее. Сотрудники могут выбирать предлагаемые варианты маршрутов, либо отправлять запросы на утверждение маршрута, который соответствует их потребностям и бизнес-целям.
Сервис предоставляет возможность установки бюджетов для каждой командировки. Это позволяет контролировать расходы и соответствовать предполагаемому бюджету, устанавливая лимиты на определенные категории расходов, такие как авиабилеты, отели, питание и прочее. Администраторы или уполномоченные лица могут проверять и согласовывать командировочные бюджеты, а также принимать решения о выделении средств для каждой командировки. Этот функционал позволяет предприятиям более эффективно планировать и контролировать расходы на командировки, обеспечивая согласованность с бюджетами компании. Это также способствует оптимизации затрат, выбору наиболее рациональных вариантов маршрутов и услуг, что может привести к экономии средств.
Travel-политика
Программа предоставляет гибкие настройки Тревел-политики, которые позволяют предприятию установить ограничения и параметры для покупки билетов, бронирования отелей и выдачи ваучеров на такси сотрудниками. Это помогает обеспечить соблюдение корпоративных правил и бюджетных ограничений при организации поездок.
Администраторы могут настроить Travel-политику в системе, устанавливая различные ограничения, такие как максимальную стоимость билетов, предпочтительные авиалинии или класс обслуживания, допустимые категории отелей и лимиты на такси. Эти параметры могут быть индивидуально настроены в соответствии с потребностями предприятия.
Когда сотрудники совершают покупку билетов, бронирование отелей или заказывают такси через Smartway, система автоматически проверяет и сравнивает их выбор с установленными Тревел-политикой ограничениями. Если выбор сотрудника соответствует параметрам политики, транзакция проходит без проблем. Если же выбор выходит за рамки установленных ограничений, система может предложить альтернативные варианты или потребовать согласования у вышестоящего руководства.
Заказ такси с корпоративного счёта
Сервис Smartway даёт возможность заказывать такси с корпоративного счета. Это означает, что сотрудники могут использовать услугу такси и оплачивать ее средствами предприятия, вместо использования личных средств или платежных карт.
Когда сотрудник заказывает такси через систему, он может выбрать опцию оплаты с корпоративного счета. При этом, стоимость поездки будет списана со счета предприятия, а не с личной карты сотрудника. Это облегчает учет и контроль расходов на такси, а также упрощает процесс ведения отчетности о командировочных расходах.
Для использования корпоративного счета для оплаты такси, предприятие должно установить соответствующие настройки и настроить интеграцию с платежной системой или такси-сервисом. Smartway может предоставить возможность настройки таких интеграций, чтобы обеспечить плавный процесс заказа такси и оплаты с корпоративного счета.
Преимущества заказа такси с корпоративного счета:
- Удобно для сотрудников.
Не нужно предоставлять личные средства или осуществлять платежи с личных карт.
- Контроль бюджета.
Помогает предприятию контролировать и управлять расходами на такси, соблюдая установленные бюджетные ограничения.
- Отчетность.
Упрощает учет и отчетность о командировочных расходах.
Отчётность в 1С Смартвэй
Smartway предоставляет возможность просмотра и анализа истории и статистики поездок всех сотрудников организации. Это позволяет получить полное представление о расходах на поездки в предприятии и проводить анализ в разрезе сотрудников, отделов, юридических лиц или временных промежутков.
Через Смартвэй администраторы или уполномоченные лица могут получить доступ к подробной информации о всех выполненных поездках. Эта информация включает данные о дате и времени поездки, маршруте, используемых транспортных средствах, стоимости и других сопутствующих деталях.
С помощью аналитических инструментов, предоставляемых Smartway, можно проводить анализ расходов в разрезе различных параметров:
- Анализ расходов по отдельным сотрудникам.
Определить, кто совершает наибольшее количество и наиболее дорогостоящих поездок.
- Анализ расходов по отделам или юридическим лицам.
Получить представление о затратах каждого подразделения или клиента.
- Анализ расходов в разрезе временных промежутков.
Определить пиковые и неэффективные периоды расходов на поездки.
Все эти данные и аналитика доступны в системе Smartway, которая может предоставить отчеты и визуализации для более наглядного представления информации. Это позволяет предприятию принимать информированные решения, управлять расходами на поездки и оптимизировать бизнес-процессы.
Интеграция с программами 1С
Сервис Smartway позволяет создать современную информационную экосистему в связке с программами 1С:
