Что такое 1С-ЭПД
1С-ЭПД предоставляет возможность обмена электронными перевозочными документами, такими как накладные, заказ-наряды и сопроводительные ведомости, с участниками перевозки через единую государственную систему (ГИС ЭПД). Она обменивается данными с программой на платформе 1С: Предприятие, что обеспечивает удобство использования и возможность встроить программу в уже существующую информационную систему компании.
Сервис предлагает широкий спектр возможностей, включая формирование различных типов электронных перевозочных документов, их визуализацию и подпись участниками перевозки. Она обеспечивает мгновенное уведомление участников о деталях приемки-передачи груза, что повышает эффективность коммуникации и сокращает время на решение вопросов.
Система обладает надежным и хорошо защищенным обменом данными. С помощью механизмов шифрования и аутентификации, а также соблюдения требований безопасности, она обеспечивает защиту конфиденциальности и целостности данных. Это особенно важно при обмене чувствительной информацией в рамках перевозочных операций.
Программный продукт обновляется согласно требованиям действующего законодательства, регуляторов и стандартов электронного документооборота. Это обеспечивает соответствие программы новым правилам и обеспечивает совместимость с другими системами электронного документооборота.
Одной из сильных сторон является высокий уровень отказоустойчивости. Благодаря механизмам резервирования данных и возможности восстановления после сбоев, система обеспечивает надежность и продолжает нормальную работу даже при непредвиденных проблемах.
Сервис предоставляет удобные и надежные инструменты для электронного документооборота в сфере перевозок. Его возможности по обмену данными, визуализации документов, подписания и обеспечения безопасности позволяют упростить и ускорить процессы, связанные с перевозочными операциями, и повысить эффективность бизнеса.
Электронные перевозочные документы
В 1С-ЭПД предоставляется возможность формировать электронные перевозочные документы в форматах, которые были утверждены регулятором. Одним из таких форматов является электронная транспортная накладная (ЭТН).
В сервисе пользователь может создать и заполнить ЭТН, содержащую информацию о грузе, отправителе, получателе, перевозчике, маршруте, транспортном средстве и других важных данных. При формировании ЭТН в программе пользователь может внести все необходимые сведения, связанные с грузоперевозкой, чтобы обеспечить правильную и полную документацию для всех участников процесса.
1С-ЭПД обеспечивает возможность визирования и отправки сформированной ЭТН. Это включает использование квалифицированной электронной подписи для обеспечения юридической значимости и подлинности документа. После подписания и отправки ЭТН в системе, она может быть доставлена получателям через электронные каналы связи, согласно установленным процедурам и требованиям.
Сервис также позволяет контролировать статусы и изменения в перевозке, позволяя отслеживать процесс доставки груза и получать уведомления об изменениях в статусе груза. Это способствует повышению прозрачности и эффективности логистической цепочки.
Программный продукт обеспечивает удобный и надежный инструмент для формирования, подписания, отправки и контроля электронных перевозочных документов в соответствии с утвержденными форматами, что помогает упростить и автоматизировать процессы грузоперевозок для компаний, использующих программу 1С.
Обмен документацией
В рамках 1С-ЭПД компания имеет возможность осуществлять обмен электронными перевозочными документами, такими как транспортные накладные, заказ-наряды и сопроводительные ведомости, с другими участниками перевозки. Этот обмен может происходить через оператора электронных перевозочных документов (ЭПД).
С использованием сервиса пользователь может создавать, подписывать и отправлять электронные перевозочные документы контрагентам. Для этого организация может использовать квалифицированную электронную подпись, чтобы обеспечить юридическую значимость и подлинность документов. Обмен происходит через оператора ЭПД, который служит посредником между участниками перевозки, обеспечивая безопасную и надежную передачу данных.
Кроме обмена формализованными электронными перевозочными документами в системе также предусмотрена возможность обмена неформализованными документами с участниками перевозки. Это могут быть согласования, уведомления или другие коммерческие документы, которые не подпадают под утвержденные форматы электронных перевозочных документов. Обмен такими документами также осуществляется через оператора ЭПД, что позволяет вести полноценное коммуникационное взаимодействие с другими участниками процесса перевозки.
Сервис обеспечивает удобный и эффективный обмен как формализованными электронными перевозочными документами (такими как накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости), так и неформализованными документами с участниками перевозки через оператора ЭПД, что способствует автоматизации и оптимизации процессов грузоперевозок.
Варианты документов
В будущем планируется расширение количества электронных перевозочных документов, которые можно будет обменивать через 1С-ЭПД. В настоящее время доступны форматы электронной транспортной накладной, электронного заказа-наряда и электронной сопроводительной ведомости. В перспективе ожидается расширение списка документов, которые можно будет в электронном виде оформлять и обменивать. Это позволит компаниям более полно автоматизировать свои процессы грузоперевозок и сократить использование бумажной документации. Расширение перечня электронных перевозочных документов будет способствовать более эффективному и удобному ведению бизнеса, а также повысит уровень цифровой трансформации в сфере грузоперевозок.
Стороны процесса
В системе предусмотрена возможность подписания электронных перевозочных документов (ЭПД) всеми сторонами процесса грузоперевозки, включая ответственных сотрудников компании-грузоотправителя, грузополучателя, грузоперевозчика, фрахтовщика и фрахтователя.
Каждый участник может использовать свою квалифицированную электронную подпись (КЭП) для подписания соответствующих ЭПД. КЭП обеспечивает юридическую значимость и подлинность документов, а также служит индивидуальным идентификатором подписавшего лица.
С помощью сервиса ответственные сотрудники каждой компании могут подписывать и подтверждать перевозочные документы, указывая свое согласие с условиями и деталями грузоперевозки. Каждый документ может быть подписан несколькими участниками, в зависимости от их роли и взаимоотношений в процессе перевозки.
Такая возможность подписания всеми участниками процесса позволяет достичь согласованности всех сторон по условиям грузоперевозки и создать юридически значимую документацию для последующих операций и отчетности.
В процессе все участники грузоперевозки могут активно взаимодействовать и подписывать перевозочные документы, что способствует прозрачности, эффективности и безопасности каждого этапа перевозки грузов.
Визуализация документации
В 1С-ЭПД предусмотрена визуализация всех типов электронных перевозочных документов, включая электронную транспортную накладную, электронный заказ-наряд, электронную сопроводительную ведомость и другие.
Каждый тип документа имеет свой уникальный формат и содержит необходимую информацию о грузоперевозке, такую как данные о грузе, отправителе, получателе, перевозчике, условиях доставки и другие сопутствующие сведения.
Визуализация документов позволяет просматривать содержимое каждого документа в удобном и понятном формате. Пользователь сможет видеть все необходимые поля и секции, заполненные данными, а также легко ориентироваться в структуре документа.
Сервис обеспечивает возможность добавления и просмотра вложенных файлов и прикрепленных документов, которые могут быть полезными для дополнительной информации или доказательств.
Визуализация всех типов документов облегчает работу с перевозочной документацией, обеспечивает наглядность и понятность информации, а также упрощает процессы проверки, подписания и обмена документами между участниками грузоперевозки.
Оперативное уведомление в программе 1С
1С-ЭПД обеспечивает мгновенное уведомление всех участников перевозки о деталях приемки-передачи груза. Это осуществляется через систему электронных уведомлений и сообщений в рамках программы.
Когда грузополучатель принимает или отклоняет груз, сервис автоматически генерирует уведомление и направляет его грузоотправителю и грузоперевозчику. Все стороны незамедлительно получают информацию о статусе груза и результате его приемки.
Эти уведомления могут содержать подробности о состоянии груза, дате и времени приемки, причине отклонения груза (если имеется) и другую важную информацию. Уведомления можно получать как на компьютере, так и на мобильных устройствах с помощью приложения 1С-ЭПД.
Благодаря мгновенным уведомлениям участники перевозки могут оперативно реагировать на изменения и принимать соответствующие меры. Это способствует более эффективному и прозрачному взаимодействию между всеми сторонами и позволяет быстро реагировать на любые проблемы или задержки в процессе приемки-передачи груза.
Защита данных и конфиденциальность сервиса
Обмен данными осуществляется с высоким уровнем надежности и защиты информации. Все передаваемые данные шифруются с использованием современных криптографических методов, что обеспечивает конфиденциальность и предотвращает несанкционированный доступ к информации. Каждый участник обмена проходит процедуру идентификации и аутентификации, используя уникальные учетные данные, такие как логин, пароль или сертификаты. Это гарантирует правильность и безопасность передаваемых данных, а также предотвращает подделку информации.
Сервис также обеспечивает контроль целостности данных, чтобы обнаружить и предотвратить попытки их изменения или подделки. Все операции обмена записываются и могут быть отслежены и проанализированы в случае необходимости. Фирма «1С» принимает меры по физической и технической безопасности, чтобы обеспечить защиту обмена данных от внешних угроз. Все эти меры делают обмен данными в системе надежным и хорошо защищенным.
Надёжность системы
1С-ЭПД обладает высоким уровнем отказоустойчивости, что означает способность продолжать нормальную работу даже при возникновении непредвиденных сбоев или проблем. Для обеспечения надежности и отказоустойчивости используются различные механизмы и подходы. Система имеет встроенные механизмы резервирования данных, что позволяет сохранить информацию даже в случае сбоя оборудования или программного обеспечения. Бэкапы данных и репликация на разных серверах также могут быть применены для обеспечения доступности и сохранности данных.
Подключить сервис 1С-ЭПД
Для работы в единой системе электронных перевозочных документов необходимо:
- Подключить сервис,
- Настроить электронный документооборот в программе 1С,
- Получить квалифицированные электронные подписи для сотрудников,
- Договориться с другими участниками грузоперевозок о обмене электронными документами,
- Обеспечить сотрудников смартфонами или планшетами для работы с электронными документами.
Подключить и настроить систему можно в компании «АйТи-Консалтинг». Для этого достаточно позвонить в офис, или заполнить форму запроса на сайте. Квалифицированные сотрудники подберут и подключат подходящий вариант программного продукта, с учетом необходимого функционала и отраслевой специфики организации.
